Nunca te subirías a un avión, si te percatas de que el piloto viaja sin sus instrumentos de navegación.
Tampoco te atreverías a llevar un barco por alta mar, sin un GPS, un radio VHF, una sonda, un compás, entre otros.
¿Entonces por qué tantos empresarios “se suben” a su empresa todas las semanas sin las herramientas básicas de navegación que les permitan saber si van por el camino correcto?
Es usual pensar que con conocer cuánto está vendiendo la empresa es suficiente; pero no lo es, porque no siempre más ventas es más ganancias.
Además, aunque vendas mucho, puedes llegar a tener problemas gravísimos de flujo de caja.
El uso de herramientas de control gerencial por parte del empresario y de quienes gerencian la empresa de otros, es obligatorio, fundamental e indispensable.
El éxito en los negocios depende de muchos elementos, uno de ellos, quizás el más importante, es la forma en que tomamos decisiones y las decisiones dependen de la calidad de la información que utilizamos para tomarlas.
Existen una gran variedad de herramientas de control gerencial, no se piense que todas son financieras.
A nivel de mercado necesitas herramientas que recojan información, tabulen y muestren el comportamiento de tus ventas, por categoría, por cliente, producto, por región, etc.
También necesitarás herramientas que midan y reporten el comportamiento de la competencia, los productos que compiten directamente con los tuyos, diferencial de precios, volumen de ventas y sus estrategias comerciales.
Puedes crear una gran variedad de herramientas, según sea el giro de tu negocio y el tamaño de mercado.
Lo mismo sucede con el área de operaciones, necesitarás herramientas que reporten los costos unitarios de tus productos versus los costos estándar, resultados de las inspecciones de calidad, hallazgos y mejoras en los diferentes parámetros que tienen que ver con la eficiencia en la producción.
También necesitarás saber cómo están compuestos tus inventarios y la rotación de los mismos.
En este capítulo presentaré diez herramientas financieras que considero indispensables para toda empresa, sin importar el tamaño que tenga.
Un empresario con una empresa pequeña, mediana o grande tomará mejores decisiones si cuenta con información de calidad, oportuna y confiable.
Si tienes un pequeño negocio, estas herramientas te permitirán crecer sobre la ruta de un crecimiento sostenido y rentable.
Si tienes una mediana o gran empresa, estas herramientas te permitirán tomar mejores decisiones a tiempo, evitarás que el crecimiento de tus negocios se te venga encima y podrás siempre estar preparado para que la empresa crezca sana financieramente con negocios y productos más rentables.
En este punto y antes de pasar a describir cada una de las herramientas, debo hacer una observación y mi recomendación más vehemente sobre un punto que me he encontrado, principalmente en negocios pequeños o medianos. Me refiero a quién debe preparar estas herramientas.
Las herramientas financieras no deben ser preparadas por el propio empresario, aunque éste tenga conocimientos en contabilidad o finanzas.
Las herramientas financieras deben ser preparadas por el Contador General de la empresa o por el Gerente Financiero, cuando las empresas son mucho más grandes.
Un empresario no debe invertir su tiempo valioso en realizar tareas operativas.
Su tiempo debe dedicarse a sus funciones más importantes, especialmente a las tres funciones vitales gerenciales que te comentaré en otro artículo.
En cuanto a la frecuencia, las herramientas financieras que hoy te presento y que resumo en este capítulo deben ser preparadas y entregadas por los contadores o financieros antes del día diez de cada mes.
El empresario puede (y sugiero que lo haga) aprender a leer e interpretar todas las herramientas que se le entregan; pero, y es muy importante, que la persona responsable de presentarlas sea quien las explique con todos los detalles, así debe ser y es una manera más que tiene el empresario de evaluar la capacidad técnica que tienen esos profesionales.
Es irónico. Las empresas son creadas para generar dinero, las empresas son números: inversiones, ventas, gastos, ganancias, propiedades, inventarios, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, deudas, flujo de caja, dividendos, retorno sobre la inversión, etc. etc. y no me dejo de sorprender cómo es que empresarios que están construyendo empresas enormes no dedican un tiempo semanal y mensual para conocer y entender las finanzas de su empresa. Estoy seguro de que sus empresas serían mucho más grandes y exitosas si lo hicieran.
Estas son las herramientas financieras que, sí y solo sí, debes analizar todos los meses para saber si tienes una empresa sana financieramente, si tus negocios están generando las ganancias que deseas y si tu empresa está creando riqueza.
Las herramientas que te presento en este artículo son siete y son, eminentemente financiaras:
- Balance de Situación Financiera.
- Estado de Resultados.
- Estado de Origen y Aplicación de Fondos.
- Presupuesto Maestro.
- Flujo de Caja.
- Cédula de Antigüedad de Saldos de las Cuentas por Cobrar.
- Cédula de Antigüedad de Saldos de las Cuentas por Pagar.
- Reporte de Existencias y Rotación de Inventarios.
- Reporte de Rentabilidad por Factura, cliente y producto.
- Matriz de Costos, Precios y Rentabilidad.
Información confiable, oportuna y útil
La razón de ser, la misión y el propósito que tienen los contadores y financieros en la empresa es entregar información financiera, oportuna, confiable y útil para que el gerente y los socios de la empresa puedan controlar los resultados de sus negocios y tomar decisiones oportunas y acertadas.
Por supuesto que todas las demás tareas son importantes y necesarias; pero entregar información financiera oportuna, confiable y útil es su misión.
Como gerente de tu propia empresa, debes tomar decisiones acertadas y medir los resultados de tus negocios.
Debes asegurarte de que tienes una empresa sana financieramente, que tu empresa es rentable y que está generando riqueza.
Para saber eso necesitas herramientas de control gerencial. Existen muchas y cada una de ellas busca evaluar algún aspecto crucial de tu empresa.
Si tu negocio es aún pequeño, mi consejo es que aprendas a utilizarlas desde ahora, te ayudarán a llevar tu negocio al siguiente nivel de crecimiento.
Si tu empresa es una mediana o una gran empresa, con altos volúmenes de ventas, una gran cantidad de empleados e inversiones importantes en crecimiento no debería pasar un solo mes sin que cuentes con estas y otras herramientas fundamentales de control de gerencial.
En el siguiente artículo te explicaré cada una de las herramientas, qué utilidades tienen y de qué modo cada una de ellas le ayudan al empresario a tomar mejores decisiones y a construir una empresa mucho más rentable y exitosa.
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